2009年6月21日—24日， 两年一次的地区间国际合作工作机制——“中国云南——老挝北部合作特别会议暨工作组第四次会议”（以下简称为“滇——老北会议”）在景洪市举行。在大会组委会的统一指挥下，在各级领导的关心、指导下，西双版纳州外事办公室全体会务人员以高度的政治责任感、饱满的工作热情和细致周到的服务，圆满地完成了这次大会的外宾接待任务。现将接待工作总结如下：
    一、基本情况
    此次滇——老北会议，我办承接了老挝代表团的服务接待任务。大会期间，共接待老挝代表团代表及工作人员71人，其中国家领导1人、省部级官员15人，重要来宾有：老挝政府常务副总理、老中合作委员会主席宋沙瓦·凌沙瓦；老挝工贸部副部长、老中合作委员会副主席开玛妮·本舍那；老挝能矿部副部长宋奔·拉萨宋巴；老挝农林部副部长迪·丰马萨；老挝驻华大使维吉·欣达翁；老挝国家旅游局副局长汪·拉塔纳冯；老挝禁毒委员会副主任古·占西那；老挝南塔省省长品马山·棱肯马；老挝波乔省省长坎蒙·孙维乐；老挝乌多姆赛省省长本班·布达纳冯；老挝丰沙里省省长坎散·苏冯；老挝沙耶武里省副省长梅·潘拉；老挝琅勃拉邦省副省长康彭·赛宋蓬；老挝川圹省副省长坎边·西南通；老挝华潘省副省长达拉·阿卡通康；老挝万象省副省长本米·普塔翁。
    如此高级别的代表团，也吸引了媒体的高度关注。会议期间，新华社、人民日报、中新社、中国日报、经济日报、光明日报、中央人民广播电台、云南日报、云南电视台、云南人民广播电台及我州各新闻媒体对整个会议进行了全程跟踪报道，并专门采访了老挝政府常务副总理、老中合作委员会主席宋沙瓦·凌沙瓦。在我办的协调下，老挝北部九省推选南塔省省长品马山·棱肯马作为省长代表接受了我州新闻媒体的采访。

二、热情细致，圆满完成接待任务
　  此次滇——老北会议，规模大，规格高，影响广泛。是对政府执政能力和各项工作保障水平的一次全面检验，也是对我州外事工作能力的一次实战考验。会议期间，我办充分按照组委会和州委、州政府的工作部署，思想上高度重视，全面进入24小时战备状态，经过办全体会议服务人员的共同努力，圆满完成了  滇——老北会议外宾的接待任务。
    （一）八方支援，出色完成各项翻译任务
    本次会议，得到了省委、省政府，州委、州政府和老挝政府的高度重视，中老双方都派出了高级别、大规模的代表团前来西双版纳参会，老方更是派出了以老挝常务副总理、老中合作委员会主席宋沙瓦·凌沙瓦为团长，多位国家级部长、省长为团员的71人代表团。在接到任务后，州外事办公室积极与各相关部门联系，从县市外办和有关单位抽调了多名老挝语翻译精英，组成了由州外办副调研员、曾任中国驻老挝大使馆二秘的范璟同志为组长的翻译组。翻译质量的好坏，将关系到此次会议的成功与否，翻译组全体工作人员丝毫不敢怠慢，在会议会务手册始终未能确定，老方人员容易出现变更、老挝语打印困难的情况下，日夜奋战，准确地翻译了近一百页的老挝语会务手册资料。不仅如此，翻译组还认真与各有关部门配合，圆满地完成了各考察点的横幅翻译，西双版纳宣传碟的翻译、配音等一系列前期翻译工作。
    细化任务，责任到人，始终就是外办的工作作风。会议正式开始后，各位翻译人员同心协力、各尽其职，出色地完成了中老双方9场正式会议、会谈；开幕式；省委、省政府和西双版纳州委州政府的两次宴会；参观考察等一系列活动的翻译工作，准确地把双方各自的意愿传达给对方，促成了双方更宽更广更实的合作。同时，在老方客人的食宿行方面，翻译人员也对他们给予了无微不至地照顾，给老方客人一种“宾至如归”的感觉。
    （二）抽调精英，认真做好迎送工作及外事活动
    迎送礼仪，是尊重对方的重要礼仪，也是体现外事工作能力的重要环节。为次，州外办抽调了多位有经验的工作人员，成立了以艾真副主任为组长的接待组，专门负责接待工作。
    一是做好迎送工作。根据组委会统一安排，我办及时联系协调陪同领导前往口岸、机场或在酒店迎送代表团，并为团长献花，使老方客人倍感亲切。二是做好外事活动的陪同服务工作。安排精通老语的工作人员全程陪同老方客人。在参加开幕式、文艺晚会和参观考察等大型活动期间，我们从老方客人上车、下车、入场、参观、离场、返回酒店等各个环节做好陪同服务工作，确保老方客人省心、舒心、放心。同时热心细致照顾好老挝的生活起居，主动交谈沟通，了解他们的一些实际需求，及时提供服务。三是坚持每晚召开全体工作人员会议，听取接待工作中存在的问题和外宾意见，认真研究分析，及时解决，同时安排部署工作。
    为使此次外事接待工作顺利完成，州外办还从西双版纳职业技术学院抽调了6名具有扎实汉语基础的老挝留学生，配合酒店、宴会、晚会、考察的迎送与陪同工作，一方面让老挝外宾倍感亲切，另一方面也体现出了中老双方在教育合作方面所取得的成果。
    （三）细心筹划，扎实做好幕后服务工作
    外事接待工作的重点，就是要做到细致周全、面面俱到，力保每一项环节都不出错。以陈金强副主任为组长的会务组就是这样一支工作负责、办事细心的工作队伍。
    会前，与会议组委会及各相关单位联系，了解会议要求及所需服务项目；安排预定了老方客人所需要的食宿、机票、会议场所、交通、行程等，并把《会务手册》、相关资料印发给每位老方客人；为驻地、宴会制作横幅并负责悬挂；准备老方客人的礼品并在第一时间内发放给每位客人。

会中，车辆服务：在每辆老方车上配备了老挝歌曲、湿巾、矿泉水及垃圾袋，专人负责会场的车辆停放引导；会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品；会议餐饮：协调安排老方客人的用餐时间、用餐地点及宴会席位卡的摆放；对考察线路行程、用车、是否增加景点等予以安排；会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

会后，收集资料，为总结做准备；会议期间参会人员的集体合影，会议结束前冲印出来分发给每位老方客人以做留念。
    整个会务组始终与其他各组保持紧密联系，明确工作职责，做到了组织落实、人员落实、工作落实、责任落实，安排协调好了整个会议期间老方客人的幕后服务工作。
    （四）合理安排，为企业达成合作服务
    考虑到本次老挝代表团中有许多老挝知名企业随团来访，我办本着为经济社会服务的宗旨，在做好会议日常接待工作的同时，还积极为中国华润集团安排与老方相关部门和企业座谈，牵线搭桥，促进双方企业的进一步合作。

    三、存在的不足和困难
    此次会议的接待工作涉及单位广，人员多，在部分环节上沟通不够及时，影响了决策的速度，增加了工作量。

这次会议，充分向老方客人展示了西双版纳对外开放的新形象，对今后西双版纳扩大对外开放必将起到推进作用；这次会议展示了西双版纳州各方面的协同作战能力，也集中反映了西双版纳州外办的凝聚力和上下团结的战斗力，对州外办是一次考验和锻炼，为今后在西双版纳举办国际性活动和大型活动积累了宝贵的外事接待经验。