西双版纳州生态环境局 办公自动化系统使用管理办法(暂行)

来源 :西双版纳州生态环境局 访问次数 : 发布时间 :2019-06-04

西双版纳州生态环境局

办公自动化系统使用管理办法(暂行

 

第一章    

 

第一条  根据《党政机关公文处理工作条例》《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国计算机系统安全保护条例》及省、州有关文件精神,为加强西双版纳州生态环境局(以下简称州生态环境局)办公自动化系统(以下简称“OA系统)的使用和管理,确保其规范、安全、高效运行,促进全局OA系统正常使用,结合工作实际,制定本办法。

  授权使用的工作人员(以下简称使用人员)运用OA统处理的公文与纸质办理的公文具有同等效力。OA系统所涉及的各种公文的格式、行文规范等均应符合公文处理的有关规定。

 除涉密和不宜公开不能或不便进行电子化处理的公文外,原则上不签批和发送纸质文件,公文均通过OA系统流转、处理,尽可能地节约行政运行成本。

  本办法适用于州生态环境局各县市分局,局机关各科室、直属各单位的使用人员。

 

第二章  管理机构

 

  局办公室负责OA系统建设、应用与维护等统筹协调工作。办公室1名工作人员作为OA系统管理员,负责文件的收发工作。信息中心负责OA系统使用人员账号的注册、注销和权限分派工作。

  OA系统承建方负责OA系统软件开发、升级改造、技术运用和运行维护等事宜,并不断提高OA系统的安全性

 

第三章  使用人员管理

  使用人员有唯一独立OA系统账号,账号根据使用人员工作职责受派权限。使用人员应自觉接受系统使用培训,熟悉掌握OA系统的操作,严格遵守规章制度和安全保密的有关要求,按时按质完成工作任务。

  使用人员应统一下载安装指定的OA系统配套软件致信,不得擅自下载和安装未通过检测和认定的OA系统关联软件。

  使用人员通过电脑端内外网网址或者致信软件接入平台访问OA系统。手机端可通过下载移动协同登录。电脑端和手机端的双重使用可达到文件处理的时效性。

第十条  使用人员以OA系统账号加登录密码的方式登录系统办公,初次登录应修改初始密码。使用人员应妥善保管好本人账号和密码,并定期(建议每60天)更改密码。

第十  OA系统管理员账号只能由管理员本人使用,管理员和其他任何人不得擅自授权非管理员使用管理员账号

第十  使用人员应委托指定机构维修、维护办公设备,严禁擅自将办公设备送往其他机构维修、维护。

 

第四章  使用规则

 

第十  科室(单位)对本科室(单位OA系统中发布的信息的准确性和严肃性负责,使用人员应对本人经办权限内的文件资料的保密性、准确性、完整性以及发布范围等负责,不得在OA系统上发布与工作无关的信息。

第十  严格遵循谁使用、谁负责”“涉密文件不上OA,上OA文件不涉密的原则,严禁将涉密公文和具有涉密性质的其他信息录入OA系统,严禁擅自将OA系统中的信息资源导出到其它系统或通过其他形式发布、传播,严禁在连接OA系统的电脑终端自行安装非指定程序;严禁将未经病毒扫描的电子文档导入OA系统,严防病毒进入OA系统

第十  纸质来文,由办公室统一登记办理,通过专用设备将纸质文件扫描成电子文档后导入OA系统电子文件除特急件、会议文件和涉密文件外一律导入OA

第十六条  管理员将文件导入OA后,根据文件的类型分为阅件、办件、急件,根据轻重缓急分为普通、平急、加急、特急、特提五个等次;办公室负责人根据文件内容签批拟办意见,局领导根据拟办意见进行批示,管理员根据批示内容分发至各科室(单位)甚至个人,各科室(单位)根据职责分工及时处理文件,确保各项工作协调高效运转。

第十七条  经办人若对该文件的批示意见存在异议,应第一时间向批示领导提出建议,批示领导重新批示后管理员按照发文程序重新分发至其他科室(单位)。

第十八条  管理员应及时将文件导入OA系统,办公室负责人应及时签批文件,局领导应及时批示文件,经办人应在文件要求时限内完成办理。办公室应做好催办、督办的工作,以上人员若有超时或者不办,造成文件的大量堆积,严重影响后续工作的开展,将按照责任追究办法进行追究。

第十九条  公文归档实行纸质载体(包括文件和发文稿纸)和电子文档双套归档制办理人员在办结文件时应在办理结果一栏写已办结、已办理、已报、已提交等字样,并在插入附件处插入办理结果(可编辑的电子版和PDF)以作存档,不能单一写已阅或直接点击提交

第二十条  在职在编人员都应按照权限通过OA系统及时处理文件及待办事项,及时完成本人在系统中所承担的工作。

 

第五章  责任追究

 

二十一  凡违反OA系统管理规定和流程,不按要求使用OA系统、未及时登录OA系统而贻误工作、办文超过规定时限、违反网络安全和保密管理有关规定,将不定期进行通报,造成后果的,按有关规定严肃追究相关负责人和经办人员的责任。

二十二  使用人员在使用过程中有以下情形,造成不良影响,导致OA系统损坏、数据丢失等后果的,将根据有关规定给予处分,情节严重的,移送司法机关调查处理:

(一)伪造公文,盗用他人账号处理公文、信息和材料,利用OA系统滥发信息、邮件

(二)不遵守本办法规定,影响公文、信息和材料的正常接收、处理、传输导致OA系统不能正常运转

(三)违反保密规定,造成失密泄密

(四)侦测、盗用他人账号和密码,嗅探网络配置、服务器配置和数据库信息

(五)不遵守州生态环境局OA系统的各项运行管理规定,导致州生态环境局重要信息资料外泄或使OA系统遭到病毒、黑客攻击。

 

 

第六章  应急处理

 

二十三  OA系统出现故障,引起电子公文、信息和材料无法在OA系统正常处理时,应及时通知OA系统承建方工作人员,OA系统承建方应尽快查明原因,排除故障,并在1小时内作出回应。

二十四  2小时内仍未排除故障,造成系统不能正常运行时,由OA系统承建方提出解决方案,同时报告州生态环境局,以其他方式保障公文、信息和材料的处理工作正常进行。

 

第七章    

 

二十五  本办法自发布之日起施行,并由州生态环境局负责解释。

第二十六条  201963日印发。