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西双版纳州生态环境局 办公自动化系统使用管理办法(暂行)
来源 :西双版纳州生态环境局 访问次数 : 发布时间 :2019-06-04
西双版纳州生态环境局
办公自动化系统使用管理办法(暂行)
第一章 总 则
第一条 根据《党政机关公文处理工作条例》《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国计算机系统安全保护条例》及省、州有关文件精神,为加强西双版纳州生态环境局(以下简称“州生态环境局”)办公自动化系统(以下简称“OA系统”)的使用和管理,确保其规范、安全、高效运行,促进全局OA系统正常使用,结合工作实际,制定本办法。
第二条 授权使用的工作人员(以下简称“使用人员”)运用OA系统处理的公文与纸质办理的公文具有同等效力。OA系统所涉及的各种公文的格式、行文规范等均应符合公文处理的有关规定。
第三条 除涉密和不宜公开、不能或不便进行电子化处理的公文外,原则上不签批和发送纸质文件,公文均通过OA系统流转、处理,尽可能地节约行政运行成本。
第四条 本办法适用于州生态环境局各县市分局,局机关各科室、直属各单位的使用人员。
第二章 管理机构
第五条 局办公室负责OA系统建设、应用与维护等统筹协调工作。办公室1名工作人员作为OA系统管理员,负责文件的收发工作。信息中心负责OA系统使用人员账号的注册、注销和权限分派工作。
第六条 OA系统承建方负责OA系统软件开发、升级改造、技术运用和运行维护等事宜,并不断提高OA系统的安全性。
第三章 使用人员管理
第七条 使用人员有唯一独立OA系统账号,账号根据使用人员工作职责受派权限。使用人员应自觉接受系统使用培训,熟悉掌握OA系统的操作,严格遵守规章制度和安全保密的有关要求,按时按质完成工作任务。
第八条 使用人员应统一下载安装指定的OA系统配套软件“致信”,不得擅自下载和安装未通过检测和认定的OA系统关联软件。
第九条 使用人员通过电脑端内外网网址或者“致信”软件接入平台访问OA系统。手机端可通过下载“移动协同”登录。电脑端和手机端的双重使用可达到文件处理的时效性。
第十条 使用人员以OA系统账号加登录密码的方式登录系统办公,初次登录应修改初始密码。使用人员应妥善保管好本人账号和密码,并定期(建议每60天)更改密码。
第十一条 OA系统管理员账号只能由管理员本人使用,管理员和其他任何人不得擅自授权非管理员使用管理员账号。
第十二条 使用人员应委托指定机构维修、维护办公设备,严禁擅自将办公设备送往其他机构维修、维护。
第四章 使用规则
第十三条 各科室(单位)对本科室(单位)在OA系统中发布的信息的准确性和严肃性负责,使用人员应对本人经办权限内的文件资料的保密性、准确性、完整性以及发布范围等负责,不得在OA系统上发布与工作无关的信息。
第十四条 严格遵循“谁使用、谁负责”“涉密文件不上OA,上OA文件不涉密”的原则,严禁将涉密公文和具有涉密性质的其他信息录入OA系统,严禁擅自将OA系统中的信息资源导出到其它系统或通过其他形式发布、传播,严禁在连接OA系统的电脑终端自行安装非指定程序;严禁将未经病毒扫描的电子文档导入OA系统,严防病毒进入OA系统。
第十五条 凡纸质来文,由办公室统一登记办理,通过专用设备将纸质文件扫描成电子文档后导入OA系统;电子文件除特急件、会议文件和涉密文件外一律导入OA。
第十六条 管理员将文件导入OA后,根据文件的类型分为“阅件、办件、急件”,根据轻重缓急分为“普通、平急、加急、特急、特提”五个等次;办公室负责人根据文件内容签批拟办意见,局领导根据拟办意见进行批示,管理员根据批示内容分发至各科室(单位)甚至个人,各科室(单位)根据职责分工及时处理文件,确保各项工作协调高效运转。
第十七条 经办人若对该文件的批示意见存在异议,应第一时间向批示领导提出建议,批示领导重新批示后管理员按照发文程序重新分发至其他科室(单位)。
第十八条 管理员应及时将文件导入OA系统,办公室负责人应及时签批文件,局领导应及时批示文件,经办人应在文件要求时限内完成办理。办公室应做好催办、督办的工作,以上人员若有超时或者不办,造成文件的大量堆积,严重影响后续工作的开展,将按照责任追究办法进行追究。
第十九条 公文归档实行纸质载体(包括文件和发文稿纸)和电子文档双套归档制;办理人员在办结文件时应在“办理结果”一栏写“已办结、已办理、已报、已提交”等字样,并在“插入附件”处插入办理结果(可编辑的电子版和PDF版)以作存档,不能单一写“已阅”或直接点击提交。
第二十条 在职在编人员都应按照权限通过OA系统及时处理文件及待办事项,及时完成本人在系统中所承担的工作。
第五章 责任追究
第二十一条 凡违反OA系统管理规定和流程,不按要求使用OA系统、未及时登录OA系统而贻误工作、办文超过规定时限、违反网络安全和保密管理有关规定的,将不定期进行通报,造成后果的,按有关规定严肃追究相关负责人和经办人员的责任。
第二十二条 使用人员在使用过程中有以下情形,造成不良影响,导致OA系统损坏、数据丢失等后果的,将根据有关规定给予处分,情节严重的,移送司法机关调查处理:
(一)伪造公文,盗用他人账号处理公文、信息和材料,利用OA系统滥发信息、邮件;
(二)不遵守本办法规定,影响公文、信息和材料的正常接收、处理、传输,导致OA系统不能正常运转;
(三)违反保密规定,造成失密泄密;
(四)侦测、盗用他人账号和密码,嗅探网络配置、服务器配置和数据库信息;
(五)不遵守州生态环境局OA系统的各项运行管理规定,导致州生态环境局重要信息资料外泄或使OA系统遭到病毒、黑客攻击。
第六章 应急处理
第二十三条 OA系统出现故障,引起电子公文、信息和材料无法在OA系统中正常处理时,应及时通知OA系统承建方工作人员,OA系统承建方应尽快查明原因,排除故障,并在1小时内作出回应。
第二十四条 2小时内仍未排除故障,造成系统不能正常运行时,由OA系统承建方提出解决方案,同时报告州生态环境局,以其他方式保障公文、信息和材料的处理工作正常进行。
第七章 附 则
第二十五条 本办法自发布之日起施行,并由州生态环境局负责解释。
第二十六条 2019年6月3日印发。