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电子档案安全保管要求

  来源:数字档案管理微信公众号  访问次数:  发布时间:2018-12-05 17:12


  

电子档案安全保管要求

存储电子档案信息的磁性载体和光盘等载体的自然寿命受存放保管环境因素影响较大。不适宜的温湿度会造成磁性载体聚酯底基膨胀或收缩变形,光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料发生弯曲变形,导致档案信息缺失。

存放保管环境条件要求

1、保持良好的库房温、湿度环境

电子档案磁性载体应在温度15℃-27℃、相对湿度40%-60%范围内选定一组值,一旦选定,在24小时内湿度变化不得超过±3℃、相对湿度变化不得超过±5%。环境温度选定范围通常为17℃-20℃,相对湿度选定范围通常为35%-45%。最佳环境温度是18℃、相对湿度是40%。

电子光盘应放置在空气洁净的冷、干、暗的环境中,相对湿度变化范围为20%-50%,温度变化范围为4℃-20℃。禁止将光盘暴露在高温、高湿环境或温、湿度讯变的环境中。

2、遵守防磁要求

存放电子档案磁性载体时,应注意屏蔽磁场干扰。磁性载体档案与磁性源(永久磁铁、马达、变压器等)之间的距离不得少于76毫米;可使用软磁物质(软铁、镍铁合金等)构成容器、箱柜,对磁场进行屏蔽;磁性载体档案如装入有磁屏蔽的容器中,应距容器外壁至少76厘米;使用无屏蔽的容器运输时,磁性载体档案距容器外壁至少76厘米;不得将任何磁性材料及其制品(包括磁化杯、保健磁铁、磁铁图钉等)带入库房;在存有重要档案的库区,应设置测磁设备,以查出隐蔽的磁场。

3.注意避光

档案库室内照度不小于50勒克斯(离地面垂直距离0.25米处),工作室照度不小于200勒克斯(离地面垂直距离0.75米处)。紫外光强度不大于75豪瓦/流明。照明光源宜选用不含紫外光的节能冷光源。不允许紫外线直接照射磁性体档案。禁止将电子档案磁性载体或光盘长时间暴露在日光或紫外光下。

4.注意清洁管理

不要用手直接触摸磁带、磁盘、光盘等载体,应带非棉制手套操作;不要使磁带、磁盘、光盘等载体接触不清洁表面,如地面、桌面等;装具应洁净无尘;库房地面不应打蜡、铺地毯;吸尘器的排出气应通向专用容器或库房外;库房中禁止使用打印机;控制好风压,让库房保持为正压,减少灰尘对环境的污染,库房中应无腐蚀性气体,并保证通风良好。

5.注意防水与防火

库房内的设备要避免水淹,磁带(软磁盘)架最低一层搁板应高于地面30厘米以上。

库房及装具应使用耐火材料,库房内及附近不得有易燃物品;库房内严禁出现明火;库房中应具备有二氧化碳型灭火器;库房物品如纸张、木材、洗涤液等应尽量少,并且应摆放整齐,不能有路障;对重要档案应专柜存放。

 

放置要求

磁带、磁盘和光盘等载体应放入相应的磁带、磁盘和光盘盒中,且垂直放置或一盘盘悬挂放置。

 

电子档案载体的维护保养

擦拭光盘去除光盘上灰尘、异物、污斑、指纹和液体,应使用干净的棉布从光盘的中心沿半径方向朝光盘的外缘擦拭,禁止沿光盘的圆周方向擦拭光盘。使用3级水清洁光盘,对实在难以清洁的,可使用稀释的异丙醇。用无绒布或擦镜纸做湿的擦洗和拭干。